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Leitfaden: Wie führt man eine erfolgreiche Inventur durch?
Die Inventur ist eine Technik zur physischen Erfassung und Überprüfung aller Güter, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt besitzt. Es ist ähnlich wie eine Momentaufnahme der Lager zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Warum sollte man eine Inventur durchführen ?
Die Erstellung einer Inventur bringt zwei wichtige Herausforderungen mit sich. Erstens ist es in Frankreich gesetzlich vorgeschrieben: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihr Eigentum in ihrem Jahresabschluss anzugeben, um die finanzielle Situation des Unternehmens zu ermitteln. Außerdem spielt Die Inventur eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung der Unternehmensfinanzen, indem sie unnötige Kosten minimiert, die durch Überlagerung oder fehlenden Lagerraum entstehen. Zusammenfassend kann man sagen, dass Die Inventur sowohl eine gesetzliche Verpflichtung als auch ein strategisches Tool ist, um eine optimale Verwaltung der Unternehmensressourcen zu gewährleisten.
Über den rechtlichen Aspekt hinaus hilft Ihnen Die Inventur, die Cashflows Ihres Unternehmens unter Kontrolle zu halten!
Eine genaue Inventur ermöglicht es, die Lager zu kontrollieren und zu vermeiden, dass es zu Lagerfehlbeständen oder im Gegenteil zu großen Mengen an bestimmten Artikeln kommt. Es ist möglich, Teile mit geringer Rotation zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um die Rotationsrate zu erhöhen und Lagerabwertungen zu minimieren. Vous pouvez ainsi optimiser les achats, réduire les frais de stockage et maximiser les ventes en évitant les ruptures de stock.
Die "Kunst" der Lagerverwaltung besteht darin, die richtige Menge auf Lager zu haben, um Kundenwünsche zu erfüllen und zu vermeiden, dass man sein Bargeld in Güter investiert, die mit der Zeit an Wert verlieren.
Welche Folgen hat es, wenn man nicht genügend Inventuren durchführt?
Unkontrollierter Lagerfehlbestand
Wenn man keine oder nur eine geringe Inventur durchführt, ist die direkte Folge, dass man in seiner Verwaltungssoftware falsche Informationen über den verfügbaren Lagerbestand für eine bestimmte Referenz hat.
Wenn Sie also ein Teil brauchen, das zwar computermäßig vorhanden ist, aber physisch nicht auf Lager ist, treten mehrere direkte Konsequenzen ein:
- Ihr Kunde ist unzufrieden, weil er nicht beliefert wird.
- Sie verpassen eine Verkaufschance
- Sie nehmen eine Notbestellung vor, die oft viel teurer als normal gekauft wird.
- Das "verschwundene" Teil ist ein trockener Verlust: Es könnte verbraucht worden sein, ohne dass es in Rechnung gestellt, angeboten oder sogar demarkiert wurde.
Das Überlager
Andererseits ist ein Überlager auch nicht ideal. Ein zu großer Lagerbestand kann nämlich folgende Auswirkungen haben:
- Der übermäßige Bestand belegt Platz, der somit nicht für andere Referenzen zur Verfügung steht.
- Finanzanlage: Diese Lagerbestände stellen einen Betrag dar, den Sie nicht für Investitionen oder zur Deckung des Geschäftsbedarfs aufbringen können.
- Hohes Risiko, Wertberichtigungen für Teile mit geringem Turnaround vornehmen zu müssen
Aber was sind dann die Regeln für eine erfolgreiche Inventur?
Vermeiden Sie Fallen!
Den falschen Zeitpunkt wählen
Ungenaue Zählung
Fehler während des Zählens können zu falschen Bestandsdaten führen. Es ist entscheidend, genau zu zählen, nichts auszulassen und die Mengen richtig zu notieren, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Vernachlässigung der Überprüfung
Wenn Sie die Überprüfungsphase nach dem Zählen auslassen, können unkorrigierte Fehler in den Lagern zurückbleiben. Es ist wichtig, die gezählten Daten mit den vorhandenen Datensätzen in Ihrer Lagerverwaltungssoftware zu vergleichen, um eventuelle Abweichungen zu korrigieren.
1. Fixer les objectifs de votre/vos inventaires
Vous devez avoir une vision claire des raisons pour lesquelles l'inventaire est nécessaire au sein de votre
établissement. Ces objectifs peuvent être par exemple de se conformer à la loi, d'optimiser les opérations
quotidiennes, d'ajuster les stocks pour optimiser les finances de votre société. Plus vos objectifs seront clairs et
précis, plus il sera aisé de mobiliser et de sensibiliser le personnel sur l'importance de cette tâche.
2. Fréquence des inventaire et méthode de comptage
Sélectionnez une méthode d'inventaire selon votre structure et vos besoins, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de comptage.
3. Trouver le moment idéal
Il s’agit là de planifier l’inventaire à un moment stratégique. L’objectif est de minimiser les perturbations dans les mouvements de stock quotidiens. Il est nécessaire d’éviter les périodes de forte activité.
4. Les bonnes personnes pour l’inventaire
Identifier les personnes responsables de la réalisation de l'inventaire et affecter les ressources nécessaires, qu'il s'agisse de personnel formé. Si les personnes sont novices dans l’exercice, vous pouvez planifier des sessions de formation afin de clarifier la procédure à suivre, de partager votre vision sur les objectifs de cette tâche et de les former aux outils.
5. Les outils essentiels
Aujourd’hui, réaliser son inventaire sur papier, c’est très chronophage. Vous gagnerez du temps et de l’argent en digitalisant vos processus d’inventaire.
Il est important d’assurer la bonne préparation de vos outils de comptage. Par exemple : préparer des listes d’articles à compter, des feuilles de comptage, mise à jour des codes-barres, des scanners, des étiquettes d’identification. Il existe des outils qui vous aident à piloter vos inventaires.
6. Mettre à jour vos stocks et traiter les écarts
Il est judicieux de prévoir une procédure permettant de comparer les enregistrements existants avec le comptage effectif et de définir comment traiter les écarts entre le stock physique et les données enregistrées.
Pour terminer votre inventaire, il est indispensable de mettre à jour vos quantités en stock afin que les enregistrements comptables reflètent la réalité de vos stocks.
Die unverzichtbaren Tools für die Durchführung eine Inventur
Die Software von IRIUM SOFTWARE erleichtert Ihnen die Durchführung Ihrer Inventuren und sorgt dafür, dass Sie innerhalb Ihrer Verwaltungssoftware die richtigen Informationen erhalten. Mit dem tragbaren Terminal scannen Sie einfach den Barcode des zu zählenden Artikels und geben die Menge ein. Abweichungen und Mengenaktualisierungen werden dann in das ERP-System geschoben und Ihre Daten sind ohne doppelte Eingaben auf dem neuesten Stand.
Alles in allem ist die Inventur ein grundlegender Prozess für jedes Unternehmen, um die Finanzen effizient zu verwalten und kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn Sie ein bestimmtes Verfahren befolgen und die richtigen Tools verwenden, können Sie genaue Inventuren durchführen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen.
Wie sieht die Zukunft von Inventuren mit KI aus?
Ihr Lagermanager könnte von einer Lagerverwaltungslösung unterstützt werden, die Algorithmen verwendet, um auf der Grundlage der Umsätze der letzten Wochen vorzuschlagen, welche Artikel gezählt werden sollten.
Oder die Integration von künstlicher Intelligenz könnte noch einen Schritt weiter gehen und die Fähigkeit bieten, automatisch die Mengen zu zählen, die sich in den Fächern oder Regalen befinden. Mithilfe von Kameras, Sensoren oder Bilderkennungstechnologien könnte die KI die Bestände scannen und analysieren.
Die KI kann physische Bestände erfassen, Produkte zählen und die Bestände im System aktualisieren - und das alles ohne manuelle Eingriffe.
Weitere Informationen zu Zählmethoden
Bei dieser Methode wird ein Teil der Lagerbestände regelmäßig in festgelegten Zyklen (z. B. wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich) gezählt, ohne dass der Betrieb angehalten wird.
Bei dieser Methode werden die Artikel nach ihrem relativen Wert oder ihrer Bedeutung für das Unternehmen klassifiziert.
Beispielsweise werden die Artikel in drei Kategorien eingeteilt: A, B und C nach den Prioritäten des Unternehmens. Oder auch nach Häufigkeit des Umschlags; je nach Wert der Ware.
Bei dieser Methode werden die zu zählenden Artikel nach dem Zufallsprinzip ohne spezifische Kriterien ausgewählt.
Bei diesem Ansatz werden die Lagereinrichtungen in bestimmte Bereiche unterteilt und jedem Team ein definierter Bereich zugewiesen, der gezählt werden soll. Jedes Team ist für die genaue Zählung aller Artikel in seinem zugewiesenen Bereich verantwortlich. Diese Methode ist praktisch für Unternehmen mit großen Lagerhäusern oder Lagern, die über mehrere geografische Zonen verteilt sind.
Im Gegensatz zur zyklischen Zählung bedeutet die globale Zählung, dass der gesamte Lagerbestand auf einmal gezählt wird.
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